提问:花生酱好,最近研究任务管理和时间管理相关的知识,但发现即使列好清单,待办量级仍然很大、很难完成,最后堆了很多待办在清单里,工作依然混乱,想问下是哪里出了问题呢?该怎么办?这个朋友的状态很像我工作三年左右的状态,一方面责任越来越重,工作量越来越多,另一方面项目越来越复杂,很多时候待办粒度很粗,粗到每个待办难以一蹴而就,所以经常堆积了很多待办。长期下去,经常是半年过去,不知道究竟做到了什么,还得回头一个个盘算价值,很被动。我也是不断精进自己的任务管理,打造了一套自我闭环的工作流,在近半年慢慢解决了这个问题。第一,每个人的精力是有限的,所以对于精力cover不住的部分,只能排好优先级往后放。第二,任务不代表待办,任务可以拆解为N个待办,待办清单里只能是拆解好的任务,否则只能算作任务记录,不能算作待办清单。想建立顺利流转的待办清单,第一步要做好优先级准入。首先我们接到的往往是一些任务,要先做好任务的管理。这个时候的任务粒度往往比较宽泛,可能是一个项目,比如:接到任务后,不应该原封不动地把它们加到待办清单里,而是先评估一下ROI,做一个排期。做排期需要将任务补全两个信息:价值、工作量。有了这两个信息,ROI基本上就能算出来了。补全之后的信息如下:之后,用价值/工作量,基本上能够算出一个任务项目的ROI,再根据所需要的时间,按照ROI的优先级,安排自己的项目优先级。一般我会安排3天左右的任务先做拆解,不会安排太满,主要原因是因为插入事项比较多,需要做一个精力预留。根据以上的优先级安排,假设近3天我的工作量只能做完优先级最高的2项,那我就先把做不完的任务项目退出排期,并做一个定时提醒,3天后再重新评估优先级。拆解的过程,可以用写OKR的思想来做,即想清楚:在哪里、去哪里、怎么去。第一步,要想清楚在哪里,即用户没有搜索历史记录,会有多大影响?目前的数据情况怎么样?当前问题的拆解,是解决问题的第一步。大部分的解决方案错误,都是因为问题定义错了。搜索历史记录可以一方面提升搜索的效率,另一方面可以在当不支持收藏夹功能时,作为一个间接的临时收藏夹功能,这两个产品价值,背后是两个截然不同的设计思路。同时历史记录也可能暴露隐私,需要想清楚这个场景需不需要考虑隐私的问题,如果隐私在这个场景不是问题(比如B端场景),那么也暂时不需要考虑。第二步,要把目标明确,即问题解决到什么程度。无限度地解决问题,属于发力过猛,不计成本,最后即使问题解决了,性价比也一定不高。所以要定义好,如果是提升搜索体验,那么就支持近10条的保存即可,如果要考虑隐私,就要加入搜索记录删除功能,这些去哪里阶段都是需要考虑清楚的。第三步,要想好怎么去,即方案规划。如果不考虑隐私,只是提升搜索体验,最简单的是做历史记录本地缓存,再复杂点要考虑跨端同步。如果做历史记录本地缓存,需要定义缓存多少,这个就涉及到用户的使用数据分析。同时形成方案的时候,也需要考虑到UIUE的兼容,如何换行?超长的如何展示?1)优化搜索功能体验,支持历史记录,完成文档价值部分2)分析搜索数据,定义缓存方式和条数,后续如何迭代第一周,在周二之前会形成需求清单,周四之前完成需求文档和评审,周五完成需求文档定稿,这些需求将进入下个双周的排期。第二周,我会进行用户调研和现有功能的数据分析,同时谈一些合作、做一些新业务调研和竞品分析,为下一周的需求做准备。第三周,除了像第一周一样的需求梳理外,我还会跟进第一周需求的开发进展,做验证和上线准备。所以我的工作节奏就是:产品设计及上线周、需求调研及分析周。这两周的心态是完全不同的,可以用狙击手模型来分析:需求调研和分析周,就是准备作战的过程,需要的产品能力是:这个阶段我不会陷入到很细的产品方案中,会着重全力做好方向的把控。产品设计及上线周,就是战场迎敌的过程,需要的产品能力是:经过之前的方向确认,本周的工作主要是在预定的战略方向上尽情发挥,核心的指标就是确保落地完整,这中间需要不断对齐进度、做产品实现过程中的妥协和决策,确保有限的**都打到最核心的地方,这就是战场迎敌阶段。梳理好自己的工作节奏,整个思维和发力点都会更清晰,不会出现做产品设计时还在思考之前的方向是不是有问题,也不会在评估产品方向时深陷到细节里耽误时间。总结一下,要打造适合自己的工作流,需要做好三件事:2)根据任务ROI逐步拆解成待办清单,设好时限落地3)分析自己工作的节奏,根据目标调整到最有力的状态任务清单我一般会用团队的需求池来管理,方便对齐进展,保持工作透明度。待办清单我会用滴答清单来做整理,同时设置好日历提醒。工作节奏方面我会在自己的系统日历上做好标注,按照周期给自己设好循环日程。这次就讲这么多,我是花生酱,感谢关注产品之术,下篇推送见。 作者简介:花生酱|BAT高级产品经理/公众号「产品之术」主理人/著有《高效产品攻略》/《人人都是产品经理社区》专栏作家/一个不追热点只写深度的高效能原创作者/欢迎关注公众号加我微信交流(本号文章仅对公开信息进行个人思考积累交流/不涉及公司机密/不代表机构观点)
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