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佛吉亚无锡工厂的敏捷实验:激活员工,共创高效能组织
2022-01-07 18:44:07


“敏捷”这个词,这些年在商业世界中颇为火热。

在众多书作和报告中,它往往代表着:更被认可的目标与愿景、更积极的伙伴关系、更快速的决策、更有**的员工、更创新的文化……这样的画面轻盈、灵动又美好,伴随而来的还有更高的绩效。

无数企业对此跃跃欲试。

但真正去实践,却往往发现并不容易。尤其在讲求等级和专业,遵循泰勒的科学管理原则的制造行业。

佛吉亚无锡工厂,正在通过“小步快跑的敏捷实验方式”,将敏捷的理念,慢慢注入组织的文化中。通过第一期5个试运行项目,他们完成了预期项目目标,并达成组织效率的提升,敏捷项目流程体系的搭建以及高潜人才的培养。正在进行中的二期迭代项目将进一步加深对敏捷之路的探索。

2021年6月,盖雅学苑走进佛吉亚无锡工厂,与高级人力资源经理徐晓铭女士,交流探讨了佛吉亚无锡工厂的敏捷组织实验。

本期“HR典范实践”访谈嘉宾,佛吉亚中国机构件高级人力资源经理、敏捷组织项目推动者徐晓铭女士。

01/

新环境中的“老”工厂

佛吉亚是全球领先的汽车零部件科技公司,拥有汽车座椅系统、绿动智行系统、汽车内饰系统、歌乐汽车电子四大核心业务,围绕智享未来座舱创赢绿动未来这两大技术战略方向提供解决方案。

中国是佛吉亚全球布局中最重要以及最具战略意义的市场之一。目前,佛吉亚在中国建立了60家工厂与5家世界级研发中心。

而佛吉亚无锡工厂,成立于2003年,至今已有18年历史。它主要研发、生产、测试汽车座椅系统相关产品,服务70余家内外客户。作为佛吉亚集团第一批Mother plant,佛吉亚无锡工厂的运营指标一直表现优异,即使在疫情影响下,2020年依然实现了全年销售预算,同时2021年预测销售额也将实现大幅增长。

近些年,这个“老”工厂面临着新的挑战。

VUCA时代的到来:无锡工厂的客户数量不断增加,业务模式日益多元,工艺复杂程度增高,对无锡工厂提出了更高的交付和质量要求。

组织与人员敏捷度需提升:佛吉亚无锡作为一家成熟工厂,集团工龄10年以上的员工比例已经过半。在面对日益VUCA的外部环境,员工在活力、自主性、创新三个维度上相对较弱。

在这种情况下,佛吉亚无锡工厂启动了“敏捷组织项目”:敏捷组织项目是在正式组织中,引入打破层级和部门壁垒、员工自愿参与、组织充分赋能的敏捷项目和非正式社群,在解决具体问题的同时,实现更灵活的组织模式、更创新的团队合作、更自驱的员工状态。


02/

敏捷组织项目长什么样?

佛吉亚无锡工厂HR介绍,敏捷组织项目是在当前传统制造业矩阵式组织结构的模式下,叠加了敏捷组织元素。

它可以作为一种非官方的组织,和正式组织同时存在;它更适用于需要做出快速反应的任务,业务难点痛点的问题,需要做出持续改善的任务,以及特殊的短期任务。而与运营相关的、有标准化作业的、需要高效执行的任务,仍需要采用原有模式。

▎从指令式,到自主管理

在传统组织中,无论是人员任命、任务布置甚至过程管理,都由明确的指令发起,通过关键绩效指标管理,用“胡萝卜+大棒”的方法,保证结果可控。

而敏捷组织项目的实践,则完全打破了这一切。

首先,敏捷组织项目的团队并不是任命的,而是员工自发参与的。它推行共创会的概念,通过海报宣传召集员工自发报名,最终建成了5-8人的项目团队。这些虚拟团队搭建与部门、职位、岗位毫无关系,并用雪人图工具中的五个“角色”:愿景家、产品经理、天使客户、测试员、开发者取代了传统组织中的职位。

佛吉亚敏捷组织项目共创会热烈讨论中。

其次,敏捷组织项目的目标完全共创。共创会成员共同列出了十几个项目,最后通过投票,再一起选出了五个比较紧要的项目。简要介绍其中两个项目:

1. 在佛吉亚无锡工厂机电产品车间,员工需要在静音房中人工听机电产品异音。AI敏捷小组推动开发了一套AI软件,通过不断训练和完善AI数据库,最终替代了40%的人工“听异音”工作。提高了生产效率,并改善员工的工作体验。随着数据库进一步完善,“听异音”工作有望全部由AI替代。

2. 在佛吉亚无锡工厂,小组成员期望通过一键快速查询产品状态,并进行信息追溯,以进行更高效的质量追踪和信息交互。团队通过敏捷项目,进行系统架构和测试,最终成功上线了追溯系统。并完成了追溯系统2.0迭代,实现更多追溯功能,达到“One Click For All“。

“为了保证人员完全自驱,我们不把敏捷组织项目与KPI挂钩,但会将敏捷组织作为培养高潜力人才的平台之一”,徐晓铭介绍。

▎从瀑布式开发,到敏捷迭代

传统的组织中,为避免出错、追求安全,我们常以“瀑布式开发”的方式进行工作——比如,将一个项目拆解为多个步骤,每个步骤都有相应的目标和工作包。每一个步骤必须要通过考核,才能进入一个步骤,如此层层严格推进。

这种方式保障了安全性,但也将人员限制在自己所在的步骤和模块中,看不见始终,看不到全景。一旦市场情况发生变化,这个严谨的链条便无法灵活调整。

而佛吉亚无锡工厂的敏捷组织项目,推行一种快速试错、快速迭代的工作方式:它不推崇将工作做得完美无缺后,才呈现给老板和客户;它主张在短暂冲刺周期内快速交付、快速沟通,再根据反馈快速迭代——这种工作方式在前文提到的“追溯系统”敏捷项目中,体现得淋漓尽致:

项目团队在第一冲刺周期阶段发现,市场上的成熟系统开发成本过高,且并不能满足佛吉亚的个性化需求,团队成员便决定自主开发追溯系统。但由于编写完整系统周期较长,团队便通过敏捷方式快速调整系统架构,先将想象中的程序通过一张纸来呈现出来——把想要实现的模块在纸上画出来,把想要实现的界面交互通过纸的折叠和粘贴展现出来,然后带着这样“毛坯版UI图”找到天使客户沟通;再根据天使客户的反馈,不断迭代。

通过这种敏捷迭代的方式,低成本高效率的完成了佛吉亚无锡工厂定制化的追溯系统1.0。

“追溯系统”敏捷项目小组成员庆祝项目1.0收官,2.0迭代启动。

而这种敏捷迭代的工作方式,也充分体现在项目的运营中。敏捷小组通过一些有效的方式,将抽象的任务不断具象,比如用User Story Mapping工具,将大的模块、大的任务拆解为小的模块、小的任务;用Story Board,将大的周期,拆解为每天可以做的,每个冲刺周期可以做的。并通过每日站会、双周冲刺会、月度复盘会,不断推动项目敏捷迭代。


从关注任务,到关注人

“这些项目是大家本职工作以外的任务,且不计入KPI,那怎么才能保证大家能坚持下来,不会有人中途下船呢?”

“相比传统组织任务,敏捷组织项目最大的特点是‘不仅仅关注指标的实现,更加关注人’”,在徐晓铭看来,被关注、被反馈、被鼓励,是非常棒的充盈体验,这样的体验可以使参与者在完成任务的同时,获得能力的提升。

佛吉亚无锡工厂的敏捷组织项目,针对“关注人”做了很多设计:

心情跟踪图表:佛吉亚无锡工厂的敏捷组织项目中,专门有一个“心情跟踪图标”的工具。在这张表中,纵轴是成员的心情,越高代表越开心,越低代表心情越down;横轴是项目的时间周期。每月复盘会上,项目成员都会画出自己的心情跟踪图表,然后把各自的表放在一起看——哪些是有交集的点?高的地方发生了什么?低的地方又发生了什么?如何维持这种好的集体体验,改善不好的集体体验?哪些地方又很分散?大家再各自谈一下当时自己到底发生了什么。

在讲究理性精神和情绪稳定的工作场所中,我们常常忽略了自己的情绪和感受,甚至将自己及团队成员的负面情绪视为影响绩效的“洪水猛兽”,刻意隐藏和压制这些负面情绪。但情绪和感受是无法被消灭的,唯有正视、接纳、拥抱它们,带着全然的自己、完整的身心投入工作,才有机会爆发真正的团队凝聚力和创造力。

总结会前,先赞美人:在每个冲刺结束后,项目团队都会举行总结会和分享会。而这样的会议中先聊的不是结果,而是过程中的人,会先赞美一下团队中的其他成员,也会给出具体反馈建议。

这种“对人的赞美”看似刻意,却常常是主张专业和任务的工作场所中缺少的,常常获得意想不到的激励效果。

敏捷典范评选:每个季度,敏捷小组还会从每个项目中评选出一位敏捷大典范,敏捷典范由团队小组成员投票,公司再对其进行表彰和激励。

Scrum Master内部培养:Scrum Master作为敏捷项目小组的导师,在项目过程中为小组提供敏捷工具支持。在过去的两年中,Scrum Master由外部提供转变为内部培养,为人才的发展提供更多机会。

敏捷组织项目小组成员在复盘会中交流讨论。

03/

减少干扰,便能发挥潜能

在前文的部分项目描述中,我们能看到敏捷项目组通过通力协作、集思广益,创造性地解决了多个业务的难点和痛点。

值得一提的是,项目中还有两位成员获得了专业的Scrum Master认证,他们成为后续的敏捷实践中的重要教练和推动者。

徐晓铭还发现,经过这个项目,公司中不少员工的工作方式发生了变化,他们更加积极自主、快速行动、快速反馈。

Future Line 项目组成员庆祝第一冲刺任务完成——RC70 DMC的上线。

敏捷组织项目不仅为佛吉亚无锡工厂带来了出色的绩效结果,同时转变了员工的工作思维和方式。而这样的改变源自被激活的员工。但他们究竟是被什么激活的呢?答案很简单:当打破限制、减少干扰后,员工的潜能就能被激发。

敏捷项目小组的自主管理,打破了职位、部门、岗位的限制;敏捷迭代的项目推进方式,打破了流程的限制,减少了员工内心“惧怕失败”的干扰;而心情跟踪图表等“刻意关注人”的工具,则通过正面回应和拥抱员工的“情绪和感受”,消解了“隐藏情绪和感受”的干扰。

这正回应了添·高威关于组织绩效的公式:绩效=潜能-干扰。

“减少干扰,就能发挥潜能。”在这个项目中得到验证,也值得很多管理者及其背后的组织思考。组织进化无法一蹴而就,但一些小的改变,就会增添一点新的画面。


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