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如何有序整理订单、追踪进销存、规范业务流程,一直都是令很多公司销售部门头大的问题。当我们观察这些销售部门管理方式:杂乱的纸质表格、混乱的流程、更新不及时的库存信息……我们就知道问题出在哪里了——缺少一套实用又有效的管理系统。
那么,如何设计一套完整的订单系统,或者完整的业务流程?
首先,需要明确:与订单相关的业务流程(销售+客户+财务+产品+库存+采购),每个流程都应推动不同业务、实现对应的功能。
利用简道云搭建一套完整的订单系统,轻松简单,一步步规范业务流程,具体设计如下:
销售管理——大力促进销售业务
销售业绩的好坏往往决定着公司的直接收入。当销售与客户沟通时,需要展示报价、签订合同、记录发货信息。在销售管理模块,最好能在手机实现以上功能,从而有效节约销售时间。
例如:
销售员在客户沟通现场,拿出报价单,批量录入产品、自动统计价格总金额,客户确认下单后,打开表单上传合同信息。
业务员根据合同编号调取客户信息,进行发货退货。
客户管理:集中收集客户反馈
为维持长久的合作关系,企业一般会对下单的客户信息做后续追踪。因此,在客户管理模块,最好能让业务员随时可以查询客户信息、调查客户意见。
例如:
手机录入客户信息,在后台自动汇总好。
业务员针对客户做后期调查时,用手机调取客户信息,录入客户的反馈建议。
财务管理:财务明细分析明朗彻底
在订单系统的财务管理模块,由于数据量大,又与销售、采购等等人员紧密相关,因此,需要实现销售、采购等人员的对账和相关订单统计等功能。
例如:
所有订单信息均自动汇总成报表,进行展示
根据供应商、合同编号等选项,查询具体的账单
产品管理:查阅产品资料方便快捷
在这块,员工往往需要快速录入、根据条件筛选查询产品信息。例如:
库存管理:简化库管流程,解决进销存难题
谈到仓库,很多人只会想到一个字——乱。在库存管理模块,需要更加精细化管理仓库进出库情况、完成货物盘点工作。
例如:
出入库记录:
各种非销售、采购导致的出入库行为,都通过表单记录下来。
货物调拨:
仓库之间货物常会发生调动,比如从华北仓调入华南仓,此时只要填写了仓库调拨信息,两个仓库的库存信息就会随之发生更新。
为了检查仓库货物是否能对得上,需要对仓库进行周期性的盘点。当发现盘点的数据与信息系统中数据对不上时,需要对仓库进行问题排查。
采购管理:规范流程,轻松管控
提到采购,首先很多人蹦入脑袋中的一般是“哇!采购的,有回扣!”“啊?采购的,就是买买东西嘛。”对采购形成这样的印象,多是因为采购流程管控不到位、采购数据价值未被充分挖掘。
因此在采购管理上,可以分以下几点:
采购申请:
采购人员在线申请,相关负责人员在手机收到提醒。
采购合同:
采购人员采购时,需与供应商签订合同。上传完合同信息,消息自动提醒领导。
采购入库:
因采购货物有时会分批入货,所以需要多次录入采购入库信息。通过采购合同编号,可以自动调取货物明细,实现采购入库的轻松管理。
采购退货:
采购发生退货行为时,也可在线录入退货信息。所有采购入货退货情况都将自动汇总到分析报表,方便追踪分析。
总 结
可见,有一套合适的订单管理系统,能够大大促进业务流程规范化,使销售业务事半功倍!
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