回复询盘时要注意以下几点： 　　1、回复要及时 　　看到询盘要及时回复，一是可以让客户感受到我们的重视，二是防止客户找到另外的公司。因为外贸平台、各国的商务参赞处也不只有你一家公司的信息。 　　2、称呼要正确 　　称呼属于礼仪，礼仪讲求的是“客尊”原则，采取和客户同步的原则。大部分的时候我们都会说Dear××，或者Dear Sirs，那我们回复的时候也要一致。 　　3、准确、全面的了解（或介绍） 　　a.正确理解买家来函的准确意思，如有不清楚的地方，立即去函询问了解，切忌想当然； 　　b.供应商要将将自己de 公司介绍清楚，准确的数据，切忌含糊其辞。 　　c.全面回复询盘时所提到的各方面事宜，比如所有的问题和感兴趣的事宜等。 　　4、清楚、具体、有礼貌 　　电子邮件也应象传统的商业书信一样，不论是排版还是语句都应整洁明了，言简意赅。给买家回复的信息越具体，越能方便买家做出决策。 　　商务礼貌与日常礼貌是有所区别的，要多使用正式的表达，少用口语、俚语语气，尊重对方的禁忌和宗教信仰等;人称表达上要尽量少用第一人称，多用“you”，以表示尊重对方，用第一人称时要用“we”等等。

　　收到询盘，对外贸人来说是件再开心不过的事情了，因为这意味着我们离订单已经越来越近，收益奖金就在前方！ 　　然而，实际工作中，很多业务员却经常遇到这样的问题：回复完询盘后，客户就“消失”了；虽然保持着联系，但迟迟不下单……这是为什么？ 　　其实，处理询盘是有技巧的！那如何正确处理询盘，才能有效提高订单转化率呢？ 　　第一步：筛选询盘 　　一般来说，外贸人收到的询盘主要来自三个渠道：主动开发、付费B2B平台、建站推广。 　　每个渠道的询盘都有各自不同的特点，也有质量优劣之分。所以，我们需要提前做好筛选，避免在无效询盘上浪费过多时间。 　　有经验的老外贸总结发现，当大家收到以下几种询盘时，可以直接过滤掉： 　　1、跟公司、产品毫无关系的询盘。 　　2、大篇幅介绍自己公司，却没有提到相关产品，最后一句发产品报价的。 　　这些买家可能刚入行，也不知中国什么产品好做，因此发询盘广泛收集资料，无非就是要产品价格、图片等。 　　3、询盘数量远低于MOQ的。 　　这类客户订单虽小，但很多时候要求却不低，非常耗精力，坚持跟下去最后可能得不偿失。 　　4、钓鱼询盘。 　　这类询盘通常说要采购某款产品，需要你点击链接，才可以看到图片。如果你照做了，那就上当了，对方会自动搜集你的账号密码进行爬虫登录窃取邮件数据及通讯录，后果不堪设想。 　　5、邮件落款处没有留下公司名称、网站、联系方式的。 　　很可能是伪装的同行过来套取信息的，还是谨慎为好！ 　　6、客户询盘发给了多个供应商，而询的又是我方没有任何优势的产品。 　　经过这一轮筛选，剩下的基本都属于“有效询盘”。 　　而有效询盘我们又可以根据询盘内容分为两类： 　　高质量询盘：客户对产品的规格、包装、数量都有具体描述的； 　　一般质量询盘：客户对产品的规格、包装、数量描述都不太明确的。 　　如此一来，当我们收到询盘时，哪些该重点跟进、哪些该果断放弃，想必大家心中就都有数了。 　　第二步：辨别公司性质 　　分析完询盘质量后，就该来做客户背调了。 　　我们可以登录公司官网，尽可能多地了解客户信息，明确其是中间商、贸易商还是终端销售商。 　　因为不同的客户类型有不一样的特点，只有充分了解对方，才能有的放矢，在后面的报价、沟通、谈判中抓住重点、切中要害。 　　一般来说，海外客户主要分为这几类： 　　1、零售商（Retailer） 　　经营产品范围比较广，一般订单较小，但下单频率快，要货也急。 　　这类客户主要关注产品价格和交货期，对买家的公司实力不会有太高要求。他们只要觉得你在产品方面够专业，沟通起来也顺畅，下单就会很快。 　　2、进口贸易商（Trader） 　　有固定的产品经营范围，订货量大，订单稳定，但对价格比较敏感。 　　因为这类客户对中国市场相当熟悉，很多甚至在中国一些城市都有办事处。他们会找很多供应商进行对比，挑选最有竞争力的合作商。 　　建议有实力的供应商可以直接和中国采购办联系或主动上门拜访，效率会更高哦！ 　　3、OEM 进口商 　　这类客户从中国进口产品，贴自己牌子后在当地市场进行销售，对质量要求非常严格。但同时，他们的订单量也是充足且稳定的。 　　想和这类客户合作，自己企业在工厂规模、质量标准、产品认证、售后服务等方面一定要有优势。 　　4、分销商（Distributor） 　　分销行业资深品牌商的产品，在当地有比较健全的销售网络。 　　这些客户为了扩大销售，很多也开始进口，他们对价格的敏感度不是特别高。 　　5、连锁超市(supermarket) 　　类似沃尔玛、家乐福等连锁超市 ，这类客户一般单量大，但谈判周期也长。一般要经过筛选、面谈、考核等多个环节后，才会最终下单。 　　所以想开发这类客户，一定要做好持久战的准备，不能操之过急！ 　　第三步：明确联系人身份 　　生意场上，一个人的身份职位不同，关注点就不一样，我们沟通时的侧重点和方式方法也有差异。 　　比如，对于采购经理，他们会比较看重产品质量、交货期、价格以及付款方式等，而对于老板，他们则更关心整个行业的状况、竞争对手的状况。 　　所以，回复询盘前，搞清楚跟你交流的是什么人，很有必要！ 　　那如何才能准确知道对方的身份呢？直接问客户太唐突了，也不符合商务礼仪。 　　这时候，我们可以借助客户画像功能，输入公司名称或网址一键获取，对方是老板，是采购，还是高管，即刻一目了然。 　　第四步：分析客户的供应链 　　想要更有针对性地进行询盘回复，光了解企业的基本信息是不够的，还得对他的供应链有一个清晰直观的认识。 　　这里，海关数据就可以派上大用场了！ 　　不仅可以查看客户的采购周期、采购量、采购金额，进一步判断询盘质量和客户的真实采购意图，还能摸清该客户正在合作的国内同行，从而帮助我们更好地找准自身优势和客户痛点，有针对性地制定营销策略，大大提高询盘转化率。 　　第五步：着手回复询盘 　　准备充分后，我们就可以着手回复询盘了。 　　但是注意，不要急于报价，而是最好先根据询盘质量，巧妙地设置几个问题来和客户进行互动。这样，一来可以多了解下客户，二来也可以考验下客户的合作意愿。 　　比如，对于高质量询盘，你可以问问客户：按哪个港口报价？之前是否有进口过此类产品？你们的客户群体主要是哪些？ 　　如果是一般质量询盘，那么可以就缺少的内容去询问客户，也可以采用引导型回复，例如我们之前做过XX市场，该市场主流是需要XX产品XX型号。一方面突出自己的专业度，另一方面也可以给客户一些参考性建议，便于他们尽快做出决定。 　　发送邮件时，也有几点需要注意： 　　1、尽量使用企业邮箱发送，这样显得更正式。 　　2、利用邮件营销的定时发送功能，确保在客户上班前一小时递送。 　　3、第一封邮件最好不要带附近，容易被判定为垃圾邮件。 　　第六步：做好后期跟进 　　处理完询盘，如果没有收到客户回复，那么建议重新编辑内容、标题，再次发送。 　　注意，邮件里最好是抛出一些“亮点”，比如你正在合作的知名客户、权威的质量认证、精美的产品图片，或者是对方的竞争对手分析，谈谈如何帮助客户在竞争中脱颖而出等等。 　　总之，一定要有与众不同的地方，这样才能让客户在茫茫邮海中注意到你，并且对你感兴趣。 　　如果还是没有获得客户回复，那就直接根据苏维智搜找到的联系方式，果断给客户打个电话，询问他们对自己产品的意见。哪怕是前台电话，在已知姓名、职位的情况下，实名转接的概率也是很高的。 　　如果很不幸，以上都没有效果，那么请你也不要放弃。后面一周一封邮件保持跟进，就当提醒客户你的存在。这样，他后面有需求的时候，自然会想到你。 　　以上技巧和方法你都get了吗？

　　大家经常搜索各种外贸技巧、干货，其实各位不仅仅着眼于某个环节的小细节，更应该有“宏观”的思考。 　　通过流程化与步骤来梳理外贸工作，是外贸业务中一个非常必要的环节。今天在这按照一般的回复流程，教你一步一步在询盘上拉近与客户的距离。特别是对于外贸新人，看到就是赚到！ 　　01 　　识别客户信息 　　不论买家大小，他们有可能是中间商、贸易商或是终端销售，乃至个人消费者。做好万全的应对准备，总是有利无害，谁都有可能是你的下一个客户。 　　好不容易收到一条询盘信息，不要急于回复，你得从询盘消息中分析该询盘的人是什么级别的，知己知彼方能百战不殆。 　　假如对方是个管理层，那就不要跟人家闲扯，你的回复必须是周到细致，如果他想要100分的答案，你就得给到他200分的满足 　　02 　　确定买家需求 　　这个过程主要明确以下几点： 　　先理解后报价：不要急于回复买家，先对买家询盘做详细分析，优质的回复比第一时间的回复更得人心。 　　不问已经告知的问题：询盘内容要记牢，切忌再问买家已经告知的信息，否则容易引起反感。 　　角色互换：假如你是买家，你想得到什么样的答案，能否解决需求。做到比买家多走一步，他就离你更近一步。 　　给大家分享一些采购商的反馈记录： 　　It seems that sellers do not read the buying post carefully or choose to ignore requirements.I was spammed with offers which did not meet my requirements at all and I clearly described my requirements. 　　卖方似乎没有仔细阅读购买单子或选择忽略要求，乱七八糟的报价根本不是符合我的要求。 　　You people pay no attention whatsoever as to what I requested. 　　你们的人根本不关注我索要的是什么信息。 　　The companies are not reading what I need correctly.Not even looking at my website I sent for clarification. 　　这些公司都不仔细看我写了什么，也从不看我的网站来明确我的意思。 　　所以，理解询盘信息是至关重要的！ 　　03 　　分析买家询盘 　　这是一些买家的询盘中可能提到的需求分类： 　　1.目标价格 　　2.MOQ(最小起订量) 　　3.OEM/ODM 　　4.是否允许寄样 　　5.颜色/尺寸等产品额外要求 　　6.语言问题(是否需要支持其他语种，尤其是产品说明书) 　　7.出口经验要求 　　8.证书类 　　9.付款方式 　　10.物流问题 　　针对报价这块，有些建议： 　　1、当买家询问多个产品时，最好整一个excel表格，让买家一目了然，干净利落。 　　2、当买家给出的价格预期低于你的成本价时，那怎么办？ 　　买家肯定也会货比三家，在你无法再降价的情况下，你要秀出你的产品亮点，既然要说服买家，就要有理有据；提供不同价位，说明各个价位的区别，如果有相关数据可以支持你的观点那就再好不过。 　　这其中当然少不了专业度和最好的服务，这样才能打动对方的心。 　　04 　　回复询盘 　　这也是最关键的一步，但在回复之前仍需注意几点： 　　1.先检查邮件语言文字，是否错字，语言逻辑不清晰 　　2.是否明确回复了买家的需求 　　3.查看回复内容结构是否完整 　　4.价格和产品是否已经考虑同行竞争 　　5.是否主动推进，并留给买家再次回复形成互动的空间 　　6.你的产品行业专业度够了吗? 　　7.邮件标题是否能打动买家的心 　　突出你的产品以及企业优势，可从以下几点来说明： 　　发货期快、价格有绝对的优势、有多年生产或外贸经验、有参加买家当地的展会或业内知名展会、有自己的研发团队、有跟知名品牌或企业合作、有证书，品质有保证、提供OEM和个性化定制服务等。 　　如何优化： 　　1.尽可能24小时回复外贸邮件和询盘 　　2.用自己个人邮箱没关系，但是要记得邮箱同步 　　3.常登陆更新查看(一周两次总得有吧) 　　4.绑定移动通讯工具，及时联系 　　邮件的标题也非常重要，以下列举几个注意事项： 　　1.邮件标题用客户名称与供应商名称 　　比如:To David McIntyre from Kevin Wang,或者To JC Penny from Blue Sun Company. 　　To…From…结构的邮件标题，可以让买家清晰看到这个邮件的接收人与发件人，此外如果是回复询盘的邮件倒是不建议更改太多标题内容，买家对自己发的询盘多少有点印象。 　　2.邮件标题用产品报价 　　比如:Preferential quotation for Model 123 at the price of US$8.99 FOB Yantian 　　这个标题清晰明了，买家一看就知道某一种型号产品的具体报价。但是当产品型号非常长的时候，需要小心了，可以调整否则容易被服务器当做垃圾邮件过滤掉。 　　3.邮件标题用客户求购的产品名称 　　比如：Model 123 digital photo frame in European Market,或者Product catalog of digital photo frames with patented designs 　　这个邮件标题既能够凸显买家查询的产品类型，也能突出自己产品的优势。 　　最后写完回复后再次检查：是否有落款，是否准确按照买家要求回复了，买家问的问题有没有漏答，你公司和产品的优势有没有明确，最后再回想下有无跟进策略。 　　05 　　跟进步骤 　　做完了初期的询盘回复，就得有后续跟踪。针对后续跟进情况大概有以下几类： 　　1、发完回复后买家再也不回复 　　2、样品未能满足买家要求 　　3、买家说采购计划未确定 　　4、认证等条件未达要求 　　5、付款方式未达成一致 　　6、沟通不错但买家就是不下单 　　7、价格与客户目标价差距太远 　　8、样品寄送后买家无联系 　　9、跟进多次失去联系等 　　买家在3天内回复你并不代表就有戏了，只能说明老外有及时查看邮件的习惯。 　　当然，如果买家一礼拜没回复，但前期已经和你沟通了许多，贸易也走了很多环节的时候，千万不要着急，这么长时间的沟通后，客户应该不会轻易推翻一切重来。 　　买家如果长期没回复，建议可再发一封信问一下邮件没有收到答复，可在信里告诉卖家你会继续等候他的进一步消息，如果只顾催单反而可能有反作用，过犹不及！ 　　此外，也建议卖家和买家形成互动，就像朋友一样拉客情，如果有Skype和whataspp的，发信之前都可以在沟通工具上先更新下，买家的习惯也是需要卖家来一步步培养的。 　　—End— 　　—华诚创智—