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大家经常搜索各种外贸技巧、干货,其实各位不仅仅着眼于某个环节的小细节,更应该有“宏观”的思考。
通过流程化与步骤来梳理外贸工作,是外贸业务中一个非常必要的环节。今天在这按照一般的回复流程,教你一步一步在询盘上拉近与客户的距离。特别是对于外贸新人,看到就是赚到!
01
识别客户信息
不论买家大小,他们有可能是中间商、贸易商或是终端销售,乃至个人消费者。做好万全的应对准备,总是有利无害,谁都有可能是你的下一个客户。
好不容易收到一条询盘信息,不要急于回复,你得从询盘消息中分析该询盘的人是什么级别的,知己知彼方能百战不殆。
假如对方是个管理层,那就不要跟人家闲扯,你的回复必须是周到细致,如果他想要100分的答案,你就得给到他200分的满足
02
确定买家需求
这个过程主要明确以下几点:
先理解后报价:不要急于回复买家,先对买家询盘做详细分析,优质的回复比第一时间的回复更得人心。
不问已经告知的问题:询盘内容要记牢,切忌再问买家已经告知的信息,否则容易引起反感。
角色互换:假如你是买家,你想得到什么样的答案,能否解决需求。做到比买家多走一步,他就离你更近一步。
给大家分享一些采购商的反馈记录:
It seems that sellers do not read the buying post carefully or choose to ignore requirements.I was spammed with offers which did not meet my requirements at all and I clearly described my requirements.
卖方似乎没有仔细阅读购买单子或选择忽略要求,乱七八糟的报价根本不是符合我的要求。
You people pay no attention whatsoever as to what I requested.
你们的人根本不关注我索要的是什么信息。
The companies are not reading what I need correctly.Not even looking at my website I sent for clarification.
这些公司都不仔细看我写了什么,也从不看我的网站来明确我的意思。
所以,理解询盘信息是至关重要的!
03
分析买家询盘
这是一些买家的询盘中可能提到的需求分类:
1.目标价格
2.MOQ(最小起订量)
3.OEM/ODM
4.是否允许寄样
5.颜色/尺寸等产品额外要求
6.语言问题(是否需要支持其他语种,尤其是产品说明书)
7.出口经验要求
8.证书类
9.付款方式
10.物流问题
针对报价这块,有些建议:
1、当买家询问多个产品时,最好整一个excel表格,让买家一目了然,干净利落。
2、当买家给出的价格预期低于你的成本价时,那怎么办?
买家肯定也会货比三家,在你无法再降价的情况下,你要秀出你的产品亮点,既然要说服买家,就要有理有据;提供不同价位,说明各个价位的区别,如果有相关数据可以支持你的观点那就再好不过。
这其中当然少不了专业度和最好的服务,这样才能打动对方的心。
04
回复询盘
这也是最关键的一步,但在回复之前仍需注意几点:
1.先检查邮件语言文字,是否错字,语言逻辑不清晰
2.是否明确回复了买家的需求
3.查看回复内容结构是否完整
4.价格和产品是否已经考虑同行竞争
5.是否主动推进,并留给买家再次回复形成互动的空间
6.你的产品行业专业度够了吗?
7.邮件标题是否能打动买家的心
突出你的产品以及企业优势,可从以下几点来说明:
发货期快、价格有绝对的优势、有多年生产或外贸经验、有参加买家当地的展会或业内知名展会、有自己的研发团队、有跟知名品牌或企业合作、有证书,品质有保证、提供OEM和个性化定制服务等。
如何优化:
1.尽可能24小时回复外贸邮件和询盘
2.用自己个人邮箱没关系,但是要记得邮箱同步
3.常登陆更新查看(一周两次总得有吧)
4.绑定移动通讯工具,及时联系
邮件的标题也非常重要,以下列举几个注意事项:
1.邮件标题用客户名称与供应商名称
比如:To David McIntyre from Kevin Wang,或者To JC Penny from Blue Sun Company.
To…From…结构的邮件标题,可以让买家清晰看到这个邮件的接收人与发件人,此外如果是回复询盘的邮件倒是不建议更改太多标题内容,买家对自己发的询盘多少有点印象。
2.邮件标题用产品报价
比如:Preferential quotation for Model 123 at the price of US$8.99 FOB Yantian
这个标题清晰明了,买家一看就知道某一种型号产品的具体报价。但是当产品型号非常长的时候,需要小心了,可以调整否则容易被服务器当做垃圾邮件过滤掉。
3.邮件标题用客户求购的产品名称
比如:Model 123 digital photo frame in European Market,或者Product catalog of digital photo frames with patented designs
这个邮件标题既能够凸显买家查询的产品类型,也能突出自己产品的优势。
最后写完回复后再次检查:是否有落款,是否准确按照买家要求回复了,买家问的问题有没有漏答,你公司和产品的优势有没有明确,最后再回想下有无跟进策略。
05
跟进步骤
做完了初期的询盘回复,就得有后续跟踪。针对后续跟进情况大概有以下几类:
1、发完回复后买家再也不回复
2、样品未能满足买家要求
3、买家说采购计划未确定
4、认证等条件未达要求
5、付款方式未达成一致
6、沟通不错但买家就是不下单
7、价格与客户目标价差距太远
8、样品寄送后买家无联系
9、跟进多次失去联系等
买家在3天内回复你并不代表就有戏了,只能说明老外有及时查看邮件的习惯。
当然,如果买家一礼拜没回复,但前期已经和你沟通了许多,贸易也走了很多环节的时候,千万不要着急,这么长时间的沟通后,客户应该不会轻易推翻一切重来。
买家如果长期没回复,建议可再发一封信问一下邮件没有收到答复,可在信里告诉卖家你会继续等候他的进一步消息,如果只顾催单反而可能有反作用,过犹不及!
此外,也建议卖家和买家形成互动,就像朋友一样拉客情,如果有Skype和whataspp的,发信之前都可以在沟通工具上先更新下,买家的习惯也是需要卖家来一步步培养的。
—End—
—华诚创智—
发布于2023-05-19