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商品流通需要一定的过程,企业进销存是从商品的采购到入存到销售管理过程。但这三者并不一定总是同时出现,会有一些延迟,导致了整体业务的不同复杂度。这时候,需要我们掌握一些基本知识,灵活运用。
商品流通需要一定的过程,企业进销存是从商品的采购到入存到销售管理过程。但这三者并不一定总是同时出现,会有一些延迟,导致了整体业务的不同复杂度。这时候,需要我们掌握一些基本知识,灵活运用。本文以七色米&管家婆为例,分享进存销入门知识学,希望对你有所帮助。
学习目的:
商品流通企业进销存是从商品的采购(进)到入存到销售(销)管理过程。期间的物流、信息流、资金流不总是同时出现,彼此的输入(进)、输出(销)有一定的时间延迟、限制,此外对存量(存)的规划,导致了整体业务的不同复杂度。
1.1.1 采购基本流程
采购订货:通常企业根据目前商品销售情况及库存情况制定采购计划,采购部门根据采购计划选择供应商,同供应商进行价格谈判,谈判确定采购的价格后,签订采购订单即采购合同,通过对采购订单的管理,跟踪商品的到货情况,企业在进行批量采购时,为保证双方的利益,一般会与供应商签订采购订单,但采购订单不是必须的,中小企业在采购商品时,批量不大可以不签采购订单,直接采购。
采购入库:当所采购的商品到货并收到发票后,采购部门根据采购订单对到货的商品进行验收.验收合格后填制采购单据,采购单据中填写购买商品的名称、规格型号、数量、单价、金额等信息,仓库管理人员凭采购单验收商品入库。采购单是体现采购及库存业务的重要单据。
采购结算:采购部门收到商品,并收到对方的发票后,通知财务部门付款,财务部门核销供应商的往来账。
制作凭证:企业会计根据采购商品的发票、采购入库单等相关原始凭证,编制会计凭证。
1.1.2 采购业务处理
采购的过程伴随着物流(采购商品入库的过程)和资金流(支付货款)两个主线。
订货收货业务处理:
1)票货同时到达:本业务的特点是货与采购发票是同时到达的,因此根据发票就可知道商品具体价格,开具准确采购单办理入库。
2)估价入库:本业务的特点是货先到采购发票后到,但其中有一点要注意:发票在当月无法到达,不知道商品具体价格,票货的处理不在同一会计期间内, 无法开具准确采购单,所以财务上一般通过估价入库单,人为的给该商品估计一个单价。待下月收到发票时再开具红字的估价入库单,将原估价入库数和金额冲回按实际价重新入库。
3)退货:企业购进的商品在已付货款并验收入库后,发现商品的规格、品种、质量与合同不符,在征得供货单位同意后,可以做退货处理。办理退货时,应取得当地税务部门开具的进货退出证明单,送交销货方凭以开具红字专用发票作为扣减进项税额的凭证,并由业务部门填制“进货退出发货单”或红字的“收货单”作附件通知储运部门将商品发运给供货单位。财务部门应做相关账务处理。
采购结算业务处理:
1)货款两清:所采购商品入库的同时,支付了供货商货款
2)先货后款:企业采购商品时,根据与供应商签订的合同,货到后,财务未及时支付货款。
3)先款后货:当企业进行大批量采购时,根据与供应商签订的合同,先预付货款,财务支付货款后做账务处理,当货到后,填制采购单据办理入库手续,如果当月末收到发票,则在当月月末财务按估价入库做账,如果当月收到发票,财务首先根据发票确定应付款,由于提前预付过货款,在账务处理时通过往来核销中的预付冲应付核销该笔货款。
1.2.1 销售基本流程
销售订货:企业根据客户的订货意向与之签订销售协议,即“销售订单”,它是反映由购销双方确认的客户对商品需求情况的单据,但不是必有单据。
销售出库:向客户销售商品办理出库手续时,仓库管理人员凭“销售单”办理商品出库。“销售单”是销售业务中最重要的一环,是确认商品销售的依据,也是财务部门收款、往来结算的依据。
销售结算:销售部门发出商品,并收到对方支付的货款后,财务部门核销该客户的往来账并为对方开具销售发票。
1.2.2 销售业务处理
企业销售的过程是伴随着物流(销售商品出库的过程) 和资金流(收入销货款)两个主线
订货发货业务处理:
1)票货同时发出,并且收到货款:收到客户的购货款,与发货与开具销售发票是同时的,这是销售业务处理中最简单的一种情况。
2)委托代销业务:委托代销是指委托方将商品提供给代理商,代理商可在双方协议规定的期限内销售此商品,并在销售后结算货款。代理商可以在规定的期限内将未销售出去的商品退回,在结算货款前商品的所有权属于委托方。
销售结算业务处理:
1)现款销售,即钱货两清:是销售商品最基本的一种情况。即售出商品的同时,收到销货款。
2)挂往来账,即先款后货或先货后款。
先货后款:当企业销售商品时,与客户约定了一个结算日期,在到期日通过收款单结算。对于在日常销售过程中赊销的商品出库,在填制销售单时形成的应收账款,以及与客户之间需要结算的其他应收款项,所有形成的应收账款都能通过收款单来进行结算。
先款后货:当企业进行大批量销售时,根据与客户签订的合同,先预收货款,财务收到货款后做账务处理,当向客户发出货后,填制销售单据办理出库手续,财务首先根据发票确定应收款,由于提前预收过货款,在账务处理时通过往来核销中的预收冲应收核销该笔货款。
1.3.1 与采购销售的关系
存货核算指进销存过程的财务处理。具体包括:入库成本、出库成本、制作记账凭证。
1.3.2 库存业务处理
单据说明:
库存调拨:
根据用户销售的实际需要,可通过调拨单完成各仓库间商品的调拨业务,商品的调拨不影响该商品的成本。
库存盘点:
库存盘点是对账存数据和实际库存数据进行核对的重要工具,是保证企业账实相符的重要手段,企业的商品因为数量多、收发频繁,在实际管理时有可能因为计量误差、管理不善、自然损耗等原因而导致库存数量与账面数量不相符合。
为保证账实相符,企业可以通过库存盘点,及时了解现有库存商品是否发生毁损、丢失、积压等不正常现象,从而尽快堵塞管理漏洞,加大管理力度,以减少物资的浪费及损失,这也是企业仓库管理中必不可少的工作。定期通过对库存数据的盘点,账存数量和实际数量的比较,产生盘盈、盘亏单据等。
1.4.1 业务处理流程
1.4.2 往来核销业务处理
预收冲应收:此功能用于客户已支付了全部或部分货款,并已记入预收账款,当发生实际销售业务时又产生了应收账款,这时可以在往来核销中将收到的预收款直接冲减应收款。此处的应收款项也包括其他应收。
预付冲应付:此功能用于向供应商已支付全部或部分货款,并已记入了预付账款。以后实际发生采购业务时则产生了应付账款,然后可以通过往来核销功能用预付款直接冲减应付款。此处的应付款项也包括其他应付。
应付转应付:当公司与两个供应商发生采购业务均产生应付账款,而这两个供应商之间也发生了往来业务,此时可以通过此功能将公司应付供应商甲的账款,转为向供应商乙支付。通常可以用来处理企业之间发生的三角债等经济往来事务。此处的应付款项不包括其他应付。
应收转应收:当公司与两个客户发生销售业务时产生应收账款,而这两个客户之间也发生了往来业务,此时可以通过此功能将公司应收客户甲的账款,转为向客户乙收取。通常可以用来处理企业之间发生的三角债等经济往来事务。此处的应收款项不包括其他应收。
应收冲应付:此功能用于某个往来单位与公司的业务关系具有双重身份时,它既是公司的客户又是供应商,可能会发生以下的业务,企业向该单位采购商品产生应付账款,企业又向该单位。
1.4.3 相关账务处理
经过前面基础知识的学习,对常规的进存销业务知识有了一定了解,接下来选择七色米ERP、网上管家婆进存销经典版(小微企业版)作为学习对象(2022年2月版本),来查看基于业务考量如何进行系统设计。选择两家产品原因如下:
七色米:
网上管家婆:
2.4.1 销售场景
功能与业务:
总结:
在进存销系统中销售、退货、换货是基本功能。七色米有网店预订、销售预订,线上营销推广等功能,管家婆有门店模式。
七色米侧重于线上店铺的销售场景,如自建店铺或者三方店铺,但在订单数据互通上有所欠缺,同时对采购和销售物品的物流信息跟踪不足,无法很好的感知运输进度。在销售上,支持多仓库商品生产一张订单。
管家婆适用范围较广,以基础功能为主,同时可满足有线下门店的业务需求,通过零售模式来进行出库、退货。销售上仅支持单一仓库发货生产订单。
2.4.2 采购场景
功能与业务:
总结:
采购进货、采购退货是基本功能。七色米支持进货预订、以销定购,管家婆支持采购换货,采购的智能管理。
根据产品功能分析,可以看出七色米客户群体以批发商较多,如进货预订、以销定购可满足批量的货物采购场景,对库存要求低,无较多库存压力。
管家婆客户群体以线下实体店铺、企业门店为主,会有较多的换货需求,同时需要根据市场需求来智能化补货、备货,有库存压力以提高市场应对能力。
2.4.3 仓储场景
功能与业务:
总结:
盘点、调拨、组装拆卸、其他出入库、库存预警是仓库的基本功能。七色米有借入借出,管家婆有报损、报溢记录。
根据销售和采购分析,初步判断七色米与管家婆的客户群体情况。
七色米的客户会出现库存不足,采购延迟的情况,此时可向供应商借一部分货物来应一时急需,需要借入、借出功能来支持。库存增加策略单一,比较契合小微企业的仓储流转需求,减少自身的存储、管理费用。
管家婆的客户对商品、库存成本有较高要求,因仓储压力会比较关注库存成本情况,通过盘点来记录报损还是报溢。
2.4.4 售后场景
功能与业务:
总结:
选择数码领域作为试用,因产品性质会有一定的安装、维修业务需求,故为基本功能。七色米只有简单的安装与维修,管家婆有一套完整的任务体系。
七色米客户规模小,考核标准与规范性要求较低,仅做简单的任务分配。
管家婆客户多为企业型,对员工有较高的考核、评判标准,需要完整的任务体系来支撑
总结:
七色米对小微客户的深耕,注定业务不会过于复杂,对细节的打磨多在于帮助使用者理解认知系统,快捷的开展业务。
管家婆除了小微客户外还支持中型客户,拓展性和灵活性较强,一些细节、亮点功能的设计需要着眼于较高复杂度的业务场景,系统初始默认小型企业所需基础功能,可通过“更多”开启中型企业业务所需功能,满足更多场景。
客户管理:
七色米的客户管理体系不完整,有记录客户消费情况,但无法为后续的运营很好的衔接。管家婆的会员卡体系较为完整,除了对会员的消费记录,还可以赋予会员相关权益,进行促销活动,能实现运营闭环,提高客户的留存与二次转化。
打印设置:
七色米的的打印编辑功能齐全,但整体界面UI偏传统样式,使用者的学习成本较大,与产品的客户群体画像不太一致。管家婆的打印设置界面、功能布局就相对简介明了,能在较短时间内学会使用并输出所需打印格式。
交互UI:
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